تنتهي رحلة الطلب بالاستلام والمطابقة، لا بمجرد وصول الطرود إلى المتجر. وجود شخص يعرف مرجع الطلب ومساحة منظمة للفحص يساعد على اكتشاف الاختلاف وتوثيقه قبل خلط الدفعة بالمخزون. القائمة التالية أداة تنظيم عامة لطلبات المطبوعات؛ إجراءات الإبلاغ والمعالجة تُراجع وفق الاتفاق الخاص بالطلب وتعليمات جهة النقل.
جهز ملف الاستلام قبل الوصول
ضع نسخة المواصفة المعتمدة والعرض ومرجع الملف وبيان الكميات في متناول مسؤول الاستلام. إذا كانت هناك مقاسات أو تصميمات متعددة، جهز جدولًا باسم كل صنف وكميته وكيفية تمييزه. أخبر الفريق بالوجهة الصحيحة وأي تعليمات دخول، خاصة إذا كان التسليم إلى فرع أو فعالية في القصيم بينما من نسّق الطلب يعمل من مدينة أخرى.
افصل فحص الشحنة عن فحص المنتج
ابدأ بعدد الطرود الظاهر وتسمياتها وحالتها الخارجية، وسجل العبوات التي تحمل آثار بلل أو ضغط أو فتح غير متوقع. ثم انتقل إلى المطابقة داخل الطرود بطريقة منظمة: نوع المنتج والتصميم والمقاس والكمية وطريقة التعبئة. سلامة الكرتون الخارجي وحدها لا تثبت مطابقة المطبوع، كما أن اختلاف شكل كرتون النقل لا يعني وحده اختلاف المنتج المتفق عليه.
قائمة قصيرة لتوزيع المسؤولية
خصص حقولًا لمرجع الطلب وتاريخ الوصول واسم المستلم وعدد الطرود وملاحظات العبوة. وفي جزء مستقل دوّن الصنف والكمية المطلوبة والكمية التي راجعتها ومرجع العينة إن وُجد والملاحظة والصورة المرتبطة بها. إذا كان الفحص مبدئيًا أو يغطي جزءًا من الكمية، اكتب نطاقه بوضوح بدل تسجيل أن الطلب كله مطابق دون مراجعة كافية.
وثّق الملاحظة بحيث يمكن فهمها
اكتب وصفًا محددًا: «الطرود المعلّمة بالصنف X تحتوي المقاس Y بدل المقاس المذكور بالمواصفة» أفضل من «الطباعة خطأ». التقط صورة عامة تظهر الصنف وصورة للتفصيل محل الملاحظة، واربطهما بمرجع الطلب. لا تنشر أسماء أو أرقام مسؤولي الاستلام في محتوى عام. تواصل عبر قناة الطلب لمراجعة الحالة، ولا تفترض مهلة مطالبة أو تعويضًا غير واردين في الاتفاق.
لا تخلط الدفعات قبل تعريفها
ضع بطاقة باسم المنتج وإصداره وتاريخ الدفعة، واحتفظ بمرجع مناسب عند إعادة الطلب. راجع تعليمات تخزين الخامة مع المورد، وراعِ إمكانية تتبع الطرود التي تحتاج مراجعة. اقرأ بطاقة مواصفة إعادة الطلب لربط المخزون الحالي بالدفعة التالية، وتنسيق تسليم طلبات القصيم لتجهيز بيانات الوصول قبل الشحن. للاستفسار عن طلب قائم استخدم التواصل مع المطبعة.